Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders
en Fiscalisten
Wet van 22 april 1999
 
Nr 95 - 31.03.01 - Verslaggeving bij de algemene vergadering

Editie nr 95 van 31 maart 2001

Verslaggeving bij de algemene vergadering

    Auteur:
    Jos HAUSTRAETE
    Lid Nationale Raad BIBF

Ter gelegenheid van de jaarvergadering binnen vennootschappen wordt de vennootschap eventueel geconfronteerd met volgende verslagen :

    a. het verslag van de bedrijfsrevisor;
    b. het verslag van de bestuurders/zaakvoerders;
    c. het verslag van de algemene vergadering.

Wij beperken ons bij deze tot de verslagen, te dezer gelegenheid op te stellen door het bestuur en de aandeelhouders van de vennootschap.

De 4 bijlagen die bij dit artikel horen kan u hier downloaden.

Het betreft:
- Bijlage 1: Verslag van de Raad van Bestuur
- Bijlage 2: Jaarverslag boekjaar Y-2, Y-1
- Bijlage 3: Algemene Vergadering - aanwezigheidslijst
- Bijlage 4: Verslag van de jaarvergadering.
.

1. Het verslag van de bestuurders/zaakvoerders

Artikel 95 van het Wetboek van Vennootschappen (hierna: W. Venn.) - voorheen art. 77 Vennootschappenwet (hierna: Venn. W.) - voorziet dat de bestuurders elk jaar een verslag moeten opstellen waarin zij rekenschap geven van hun beleid. Wij stellen vast dat in de praktijk deze verslaggeving veelal niet systematisch alle punten van artikel 96 W.Venn. - voorheen art. 77 Venn. W. - bevat. Om deze reden kan u hierbij een voorbeeld van het verslag van de bestuurder / zaakvoerder terugvinden.

Via de wet van 13 april 1995 werd dit jaarverslag niet meer verplicht gemaakt voor de KMO's (artikel 15 1 W. Venn.). Het nieuwe artikel 94 W. Venn. brengt alle vennootschapsvormen samen die vrijgesteld zijn van het jaarverslag, waaronder de KMO's. Voor dergelijke vennootschappen bevat de wet, in de bijzondere boeken van het W. Venn., per vennootschapsvorm een regeling voor de informatieverplichtingen welke wel door iedere vennootschap dienen vervuld te zijn (b.v. tegenstrijdigheid van belangen - BVBA : art. 259 W. Venn.; NV : art. 523 W. Venn.)

Toch zijn wij de grootste voorstander dat deze verslaggeving verder blijft geschieden : goede bedrijven realiseren zich immers dat de beste beslissingen genomen worden op basis van degelijke informatie. Volgende uitspraak is hier bijgevolg zeker van toepassing: "liever te veel dan te weinig".

Voor de praktijk zouden wij voorstellen om dit verslag nog aan te vullen met :

  • Gedurende de eerste drie jaar na de oprichting : een vergelijking van de resultaten van het financieel plan met de uiteindelijk gerealiseerde cijfers. Bij een belangrijke afwijking lijkt het ons aangewezen hieromtrent een verklarende commentaar te geven.
  • Bij het bestaan van verliezen of overgedragen verliezen (artikel 96, 6 W. Venn., voorheen art. 77 Venn. W.) lijkt het ons bovendien nuttig om in dit verslag melding te maken van een uitvoerige commentaar omtrent de oorzaken van deze situatie. Het lijkt ons eveneens aangewezen om een voorstel van tekst te formuleren ter publicatie in de toelichting bij de jaarrekening conform artikel 94 in fine W.Venn.

2. Het verslag van de algemene vergadering

2.1.Hoe de algemene vergadering rechtsgeldig oproepen ?

Vanaf 6 februari 2001 dienen in een BVBA naast de houders van aandelen op naam eveneens de houders van certificaten die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven, de obligatiehouders, de zaakvoerders en de commissarissen per aangetekende brief te worden uitgenodigd (art. 268 W. Venn.). Wanneer, binnen een NV alle aandelen, obligaties, warrants of certificaten die met medewerking van de vennootschap werden uitgegeven, op naam zijn, kan met oproeping bij aangetekende brief worden volstaan (ten minste 15 dagen op voorhand) geadresseerd, niet alleen aan de houders van aandelen maar tevens t.a.v. de houders van obligaties, warrants en certificaten op naam en t.a.v. de bestuurders en de commissarissen (art. 533 W. Venn.).

Ons inziens kunnen deze oproepingsformaliteiten vervallen indien alle geciteerde belanghebbenden persoonlijk of bij volmacht aanwezig zijn op de algemene vergadering. Deze vergadering kan dan rechtsgeldig beraadslagen voor zover zij er unaniem mee instemt de algemene vergadering te houden zonder oproeping n voor zover zij akkoord gaat met de voorgestelde agenda. Het verdient aan te bevelen dat de statuten deze mogelijkheid expliciet vermelden.

Ter info, tijdens de zitting kan het bestuur zonder enige motivatie beslissen de algemene vergadering uit te stellen met maximaal drie weken, doch enkel wat de goedkeuring van de jaarrekening betreft (art. 285 W. Venn.). In geval van uitstel van de algemene vergadering dient men wel rekening te houden met de termijn van zes maanden welke moet gerespecteerd worden door het bestuursorgaan om de jaarrekening ter goedkeuring voor te leggen (art. 92, 1, lid 2 W. Venn. voor de BVBA).

Wat betreft de bijlagen die de BVBA, de CVBA/CVOA en de NV bij hun oproepingsbrief tot de algemene vergadering dienen te voegen, wordt in artikel 268 (BVBA) en artikel 533 (NV) van het Wetboek van Vennootschappen een nieuwe regeling voorzien.

Hierbij kan vooraf worden opgemerkt dat kleinere vennootschappen, die geen jaarverslag moeten opstellen en voorheen geen specifieke rapportering aan de algemene vergadering bij belangenconflicten moesten doen, door het Wetboek van Vennootschappen nu wel tot een specifieke rapportering verplicht worden. Immers, wanneer geen jaarverslag moet worden opgemaakt, vereist artikel 259, 1, lid 2 en artikel 523, 1, lid 2 W. Venn. dat die rapportering gebeurt "in een stuk dat gelijk met de jaarrekening moet worden neergelegd". Hieruit mag afgeleid worden dat dit stuk ook voorafgaandelijk aan de algemene vergadering ter beschikking moet zijn zoals het jaarverslag. De eis, voorheen opgelegd aan een eenhoofdige BVBA betreffende tegenstrijdigheid van belangen, wordt bijgevolg veralgemeend naar alle KMO's (Het Wetboek van Vennootschappen anno 2001, seminarie 17 februari 2001, Ben Van Bruystegem, advocaat).

2.2. Hoe het verslag van de algemene vergadering optimaliseren?

In KMO's hebben de meeste algemene vergaderingen plaats in de vijfde of de zesde maand na het afsluiten van het boekjaar m.a.w. veelal in mei of juni van het jaar Y+1.

In deze vergadering dienen bepaalde onderwerpen te worden behandeld overeenkomstig het Wetboek van Vennootschappen (BVBA: art. 284 W.Venn.; NV: art. 554 W.Venn.), meer bepaald deze vermeld onder de punten 3, 4, 6, 7, 8, 9 en 11 van het voorbeeld op de website. Het is evenwel nuttig om in diezelfde vergadering nog andere punten op te nemen, die informatief voor de aandeelhouders van belang zijn en bovendien de verantwoordelijkheid van de boekhouder positief kunnen benvloeden.

In bijlage vindt u een ontwerp van inhoud voor de algemene vergadering. In casu hebben wij een verslag voorzien voor een "grote" onderneming zodat dit kan worden aangepast door weglating van bepaalde punten. Wij raden evenwel aan het schema steeds integraal te gebruiken bij wijze van geheugensteun. Bovendien maken wij in dit ontwerp melding van de oude wetsartikels van de Vennootschappenwet alsook van deze die van toepassing zijn vanaf 6 februari 2001. Deze opmerking kan eveneens gemaakt worden voor het jaarverslag, dat in de meeste KMO's niet meer noodzakelijk is.

Sinds 6 februari 2001 is de verplichting van de NV tot het bijhouden van een aanwezigheidslijst van de aandeelhouders op de algemene vergadering uitgebreid tot de algemene vergadering van aandeelhouders van de BVBA (art. 273, W. Venn.) en tot de algemene vergadering van obligatiehouders (BVBA: art. 296, W.Venn.; NV: art. 572 W.Venn.). Een voorbeeld hiervan vindt u eveneens in bijlage. Op te merken is dat deze aanwezigheidslijst getekend wordt door alle aanwezigen m.a.w. door de aandeelhouders en hun volmachtdragers, door de zaakvoerders/bestuurders en, in voorkomend geval, door de commissaris. Het verslag van de algemene vergadering daarentegen wordt enkel getekend door de aandeelhouders en hun gevolmachtigden.

Gezien de aanwezigheidslijst deel uitmaakt van de notulen, dient deze, zoals de notulen zelf, op de zetel van de vennootschap aanwezig te zijn.

Specifiek voor het jaar 2001 zijn er bijkomende eisen:

  • a. de beslissing tot verhoging van het kapitaal in naamloze vennootschappen tot 61.973,38 EUR (2.500.000 BEF) of vr 1 juli 2001. Ter info, wellicht zal dit bedrag herleid mogen worden tot 61.500 EUR.
  • b. de mogelijkheid het kapitaal in euro om te zetten vr 31 december 2001 volgens de vereenvoudigde procedure. Wat het minimumkapitaal betreft, wordt dit bedrag wellicht bepaald op 18.550 EUR (748.305 BEF) voor de BVBA en op 61.500 EUR (2.480.903 BEF) voor de NV. (zie verder)
  • c. de aanpassing van de statuten aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen vr 6 februari 2004.

a. Verhoging kapitaal in naamloze vennootschappen

    Enkel in Belgi hadden de naamloze vennootschappen, ook binnen de K.M.O.'s, in het verleden succes. Ons inziens is het belangrijk om de gepaste vorm voor de betrokken KMO aan te bevelen, waarbij wij vooral denken aan de BVBA, de V.O.F. en de Comm.V en niet aan de NV.

    Het is misschien raadzaam om eerder te denken aan de omzetting van een NV naar een BVBA dan aan een kapitaalverhoging.

b. Omzetting kapitaal in euro

    Er is een overgangsregeling mogelijk tegen uiterlijk 31 december 2001 (zie Pacioli nr. 86, 15 november 2000, 2-3). Wij menen evenwel dat het aan te bevelen is om in plaats van beroep te doen op deze overgangsregeling, een notaris aan te spreken die ineens zorgt voor :
    • de aanpassing van kapitaal in euro;
    • aanpassing van de statuten aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen.

    Hierbij is het wellicht pragmatisch dat de tot op heden bestaande statuten worden geannuleerd en vervangen door korte statuten, aangepast aan dit Wetboek van Vennootschappen.

c. Aanpassing statuten vr 6 februari 2004

    Het verdient wellicht aanbeveling niet te wachten tot 6 februari 2004 om de statuten aan te passen. Ook notarissen zullen overstelpt worden met dit soort werk. Ons inziens is het nuttig om dit probleem nog vr 31 december 2001 te behandelen samen met de vorige twee noodzakelijke aanpassingen.

In de praktijk stellen wij vast dat de verslagen van de algemene vergaderingen meestal zeer summier zijn opgesteld.

Een ontwerp van een mogelijk verslag van een algemene vergadering vindt u in bijlage

Wij verduidelijken hierbij als volgt :

1. Voor vennootschappen van bepaalde duur is het praktisch om ieder jaar in de aanvang van de notulen de datum, waarop de vennootschap statutair eindigt, op te nemen als geheugensteun. In de andere gevallen kan melding gemaakt worden van het aantal verlopen boekjaren.

2. In het eerste punt kan melding gemaakt worden van de problematiek van het tegenstrijdig belang opgenomen onder artikel 259 en artikel 523 Venn. W, zoals dit trouwens vroeger de verplichting was.

3. Wij zijn er voorstander van dat de aandeelhouders eerst de interne balans en resultatenrekening - namelijk met gedetailleerde gegevens onmiddellijk vanuit de boekhouding - goedkeuren en pas nadien overgaan tot de resultaatverdeling.

4 Bij de resultaatverdeling is het praktisch om melding te maken van de datum van betaalbaarstelling van het dividend. Gezien de te vervullen formaliteiten (opgave 273A en betaling van de roerende voorheffing) is het aan te bevelen deze datum ten vroegste te leggen in het tweede gedeelte van de maand, volgend op de algemene vergadering.

5 Pas nadat de verdeling van het resultaat is geschied, kan, ons inziens, de externe jaarrekening worden goedgekeurd. Het verdient bijgevolg aanbeveling om:

  • de wettelijke reserve zo snel mogelijk te volstorten ten belope van 10 % van het kapitaal;
  • een dividend uit te keren als de resultaten van de vennootschap dit toelaten.

OPGELET: 1) vanaf 1 januari 1994 kan de roerende voorheffing van 15% gelden i.p.v. 25%;
2) de 13%-grens wordt soms op een zeer onlogische basis berekend;
3) de tantimes: zij gelden niet voor de 80%-regel maar kunnen o.a. de problemen oplossen inzake de n-miljoen-regel bij een verkort boekjaar (Zie ook Pacioli, nr. 23, 31 januari 1998, Bedrijfsleiders en de n-miljoenregel : tweemaal pech).

6 Gezien een overgedragen verlies een bron is van extra beslissingen en verslaggeving (art. 96, 6 W.Venn.) verdient het aanbeveling de winstverdeling in die zin op te vatten en te beslissen voor een toevoeging/onttrekking aan de eigen middelen met respect voor deze wettelijke bepaling.

7 (Her)benoeming bestuurders, zaakvoerders, commissaris: vooral in naamloze vennootschappen is het praktisch om jaarlijks in het verslag melding te maken van de datum waarop de mandaten moeten hernieuwd worden. Hierbij mag niet vergeten worden dat deze (her)benoeming en taakverdeling moeten gepubliceerd worden in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad. Het betreft hier wel twee afzonderlijke publicaties, gezien de (her)benoeming geschiedt door de algemene vergadering. De taakverdeling daarentegen heeft plaats binnen de raad van bestuur.

8 Positie lopende rekeningen: teneinde alle aandeelhouders jaarlijks exact te informeren is het nuttig om ieder jaar melding te maken van de juiste positie van de lopende rekening per aandeelhouder, bestuurder of zaakvoerder. Indien er zich meerdere bewegingen voordoen - hetgeen steeds en ten allen prijze te vermijden is - is het nuttig om ook het detail van de lopende rekening aan de aandeelhouders, bestuurders of zaakvoerders te overhandigen en voor akkoord te laten ondertekenen.

9 Waarderingsregels en verliezen: het lijkt ons aangeraden dat de aandeelhouders kennis krijgen van de motivering waarom het bestuursorgaan heeft besloten de waarderingsregels in going concern te behouden (art. 96, 6 W.Venn.). Wegens de mogelijke gevolgen voor de vennootschap lijkt het ons eveneens aangewezen dat de aandeelhouders de motivatie en de tekst van de verplichte publicatie in de toelichting bij de jaarrekening goedkeuren (art. 94 in fine W.Venn.).

10 De eerste drie jaar na de oprichting: wij raden aan dat het verslag van de bestuurders/zaakvoerders en/of het verslag van de algemene vergadering melding maakt van de oorzaken van de afwijking tussen het financieel plan en de realiteit, vooral wanneer de verschillen noemenswaardig zijn en negatief evolueerden ten nadele van de vennootschap.

Conclusie

Het voorgaande is opvallend uitgebreider dan hetgeen de wetgever voorzien heeft. De stelregel blijft evenwel dat enkel mits goede informatie er ook optimaal kan beslist worden. De aandeelhouders hebben het recht om goed genformeerd te zijn. De boekhouder dekt best zijn verantwoordelijkheid in via een volledig informatie, waarvan het bestaan naderhand kan bewezen worden.

***


Laatst gewijzigd op 17/11/2015 12:45:22
Navigatie
  • TERUG