Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders
en Fiscalisten
Wet van 22 april 1999
 
Nr 53 - 28.04.99 - Inventaris nader toegelicht

Editie nr 53 van 28 april 1999

Inventaris nader toegelicht

    Auteur:
    Géorges HONORE,
    Lid van de Nationale Raad

Het inventarissenboek bestaat uit de inventarissen en de waarderingsregels.

Hoewel we er vaak de aandacht op vestigen, zien nogal wat van onze collega’s het belang over het hoofd van de jaarlijkse inventarissen en van de boeken waarin deze geregistreerd worden. Dat is bijzonder jammer, want een dergelijke onachtzaamheid is er dikwijls de oorzaak van dat bedrijfsleiders, bestuurders of zaakvoerders van ondernemingen naar aanleiding van fiscale controles in een netelige positie gebracht kunnen worden.

Wet van 17 juli 1975 – Artikel 7

Elke onderneming verricht, omzichtig en te goeder trouw, ten minste eens per jaar de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen om op een door haar gekozen datum een volledige inventaris op te maken van al haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, die betrekking hebben op haar bedrijf, en van de eigen middelen daaraan verstrekt.

Deze inventaris wordt voorgesteld overeenkomstig het rekeningenstelsel van de onderneming. De jaarrekening en de inventarisstukken waarop zij steunt, worden overgeschreven in een boek. De stukken die wegens hun omvang bezwaarlijk kunnen worden overgeschreven, worden in dat boek samengevat en erbij gevoegd.

Wie is onderworpen aan een jaarlijkse inventarisatieplicht?

De wet beantwoordt deze vraag met "elke onderneming". Meer in het bijzonder betreft het:
1. de handelsvennootschappen, de vennootschappen die de rechtsvorm van een handelsvennootschap hebben aangenomen, de EESV’s en de ESV’s;
2. de natuurlijke personen die een handelsactiviteit verrichten met een omzet van meer dan 20 of 25 miljoen BEF;
3. de natuurlijke personen die koopman zijn, de vennootschappen onder firma en de gewone commanditaire vennootschappen die over de mogelijkheid beschikken een vereenvoudigde boekhouding te voeren (art. 5 van de wet van 17 juli 1975) ongeacht of zij hun fiscale aangifte en BTW-aangifte al dan niet opstellen volgens een forfaitair aanslagstelsel;
4. de instellingen, al dan niet met eigen rechtspersoonlijkheid, die, met of zonder winstoogmerk, een commercieel, financieel of industrieel bedrijf uitoefenen.

Wat moet geïnventariseerd worden?

In het reeds genoemde artikel 7 wordt gestipuleerd dat het gaat om "de volledige inventaris van al haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, die betrekking hebben op haar bedrijf, en van de eigen middelen daaraan verstrekt".

Men mag zich dus zeker niet beperken tot de voorraad van goederen en producten alleen.

Dit betekent dus dat alle goederen, verstrekt of verbonden aan de beroepsactiviteit, alsook de schulden en verbintenissen in het inventarissenboek opgenomen dienen te worden.

Voorbeeld

KLASSE

AARD

INVENTARISSENBOEK

ALS BIJLAGE

COMMENTAAR

2

per rubriek van de rekeningen 20 tot 28

samengevat per rekening

detail van de goederen per aard aan AP/VP en afschrijving

belangrijke wijzigingen

3

de voorraden van de rekeningen 30 tot 37

totaal per bladzijde en algemeen totaal per rekening

detail per product en werken in uitvoering

wijzigingen en verminderingen van uitgevoerde waarden

4

vorderingen en handelsschulden

totaal rekening 40 en 44

balans klanten
balans leveranciers

dubieus en geschillen

41

andere vorderingen

samenvatting

detail

opmerkingen

17 / 21

financiële schulden

samenvatting

detail

afschriften
overeenkomsten

45

schulden met betrekking tot belastingen, bezoldigingen en sociale lasten

samenvatting

detail per rubriek

opmerkingen

54 / 58

liquide middelen

per bankrekening

afschriften laatste bankuittreksels - kas

opmerkingen

50 / 53

geldbeleggingen

per soort belegging

detail en plaats van bewaring

opmerkingen

Hoe wordt een inventaris opgemaakt ?

De inventarisatieverrichtingen hebben een dubbel aspect:

  • enerzijds een materieel aspect : het overzicht van de activa en van de passiva;
  • anderzijds een kwalitatief aspect : de aan die verschillende elementen toe te kennen waarde, de waardecorrecties, de afschrijvingen en de aan te leggen voorzieningen.

Het bijzonder geval van de voorraden (30 tot 37)

De grondstoffen, de leveringen en goederen, alsook de afgewerkte producten worden in drie fases geïnventariseerd:

  1. Het overzicht van de bestaande hoeveelheden per product;
  2. De waardering van de aanschaffingswaarde of de marktwaarde op datum van afsluiting van het boekjaar wanneer deze lager ligt en dit volgens de gedefinieerde methode (FIFO (eerst in-eerst uit), LIFO (laatst in-eerst uit), gewogen of geïndividualiseerd gemiddelde);
  3. Volgens de ouderdom, de versheid, de mogelijkheid tot commercialisering of toekomstig gebruik, toepassing van een waardevermindering.

De goederen in bewerking (32) en de bestellingen in uitvoering (37) worden gevaloriseerd volgens de fiches van de prestaties die lopend zijn in het stadium van de transformaties en/of de werken op datum van afsluiting.

Aanbevolen wordt het bedrag van de factuur, opgemaakt bij de leveringen van de goederen of van de werken in de loop van het volgende jaar, te verifiëren .

De waarderingsregels (Art. 15 van het KB van 8 oktober 1976)

Elke onderneming bepaalt de regels die gelden voor de waardering van de inventaris en, onder meer, voor de vorming en de aanpassing van afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen voor risico’s en kosten, evenals voor de herwaarderingen.

Deze regels worden bepaald door het beheersorgaan van de onderneming, (naar aanleiding van de eerste algemene vergadering na de oprichting van een vennootschap) en vastgelegd in het inventarissenboek, met een samenvatting ervan in de bijlage bij de jaarrekening.

De vastlegging van deze waarderingsregels en de uitvoering van de waarderingen zelf, dienen gezien te worden in het licht van de continuïteit van de activiteiten van de onderneming. De wijzigingen, zoals bedoeld in artikel 40, mogen enkel in het inventarissenboek opgenomen worden in geval van stopzetting of ontbinding van de onderneming.

Deze waarderingsregels moeten van het ene boekjaar op het andere identiek blijven en stelselmatig worden toegepast.

Ze worden evenwel gewijzigd wanneer, onder meer uit hoofde van belangrijke veranderingen in de activiteiten van de onderneming, in de structuur van haar vermogen of in economische dan wel technologische omstandigheden de vroeger gevolgde waarderingsregels niet langer beantwoorden aan de doelstelling, met name het geven van een getrouw beeld van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de onderneming. De inschrijvingen in het boek van de inventarissen worden niet elk jaar opnieuw gekopieerd, maar enkel in geval van wijzigingen.

Elk bestanddeel van het vermogen wordt afzonderlijk gewaardeerd, rekening houdend met de noodzakelijke herwaarderingen, afschrijvingen en waardeverminderingen en met naleving van de eisen van voorzichtigheid, oprechtheid en goede trouw. Zij mogen niet afhangen van het resultaat van het boekjaar en evenmin van de fiscale gevolgen dienaangaande.

Laatst gewijzigd op 11/08/2005 11:35:00