Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders
en Fiscalisten
Wet van 22 april 1999
 
Nr 114 - 15.02.02 - Hoe lang moet u de ondernemings-documenten bewaren ?

Editie n° 114 van 15 februari 2002

Hoe lang moet u de ondernemingsdocumenten bewaren?

    Auteur:
    Michel vander Linden
    Erebedrijfsrevisor

Archieven nemen meestal veel plaats en de opstapeling ervan wordt op diverse vernuftige of minder efficiënte manieren uitgevoerd.

Het opruimen van de archieven is dan weer een ander probleem.

Wat doen wij met al dat papier, moeten wij dat versnipperen of zo maar weggooien?

Hoelang zijn we verplicht deze documenten te bewaren?

Over deze laatste vraag willen wij een kort overzicht geven van de bijzonderste bewaringstermijnen van boekhoudkundige, fiscale, sociale en vennootschapsrechterlijke documenten.

A. Boekhoudkundige documenten

1. De ondernemingen moeten hun boeken bewaren gedurende tien jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.

Van het ongesplitste dagboek, het centraal boek, de drie dagboeken van de kleine personenonderneming en het inventarisboek, moet het origineel worden bewaard.

Van de andere boeken (dagboeken, grootboek) mag het origineel of een afschrift worden bewaard

(artikel 9 Koninklijk Besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975).

2. De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en tien jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden (interne documenten), worden drie jaar bewaard

(artikel 6 wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen).

B. De BTW-documenten

1. Boeken, factuurboeken, facturen, registers.

De boeken en stukken waarvan het houden, het opmaken of het uitreiken door het Wetboek of ter uitvoering ervan, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt of ontvangen gedurende tien jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan.

Belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen zijn tot die verplichting ook gehouden ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen, van de handelsboeken, de boekingsstukken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering van goederen, van de rekeninguittreksels, van de belastingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid.

(artikel 60 § 1 -Wetboek BTW)

De gegevens met betrekking tot de analyses, de programma’s en de uitbating van geïnformatiseerde systemen, moeten eveneens gedurende tien jaar bewaard worden, te lopen vanaf de eerste januari volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt.

(artikel 60 § 2 -Wetboek BTW)

2. Documenten m.b.t. onroerende goederen.

Voor de belasting geheven op onroerende goederen uit hun aard en zakelijke rechten daarop, is het herzieningstijdperk voor de aftrek van de BTW op vijftien jaar vastgesteld.

De ondernemingen moeten alle documenten die betrekking hebben op deze goederen of rechten gedurende vijftien jaar bewaren teneinde de controle op de herziening van de aftrek mogelijk te maken.

(art. 48 § 2 Wetboek BTW)

3. Nieuwbouw.

De eigenaar van een pas opgericht gebouw is verplicht de plans en bestekken van dat gebouw, alsook de facturen van de bouw, te bewaren gedurende vijf jaar vanaf de datum van de betekening van het kadastrale inkomen en ze ter inzage voor te leggen op ieder verzoek van de ambtenaren die belast zijn met de controle op de heffing van de belasting.

(art. 64 § 4 tweede lid -Wetboek BTW)

C. Documenten m.b.t. directe belastingen

1. Behoudens wanneer zij door het gerecht in beslag genomen zijn, of behoudens afwijking toegestaan door de administratie (het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), moeten de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld, ter beschikking van de administratie worden bewaard in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk ander beroepslokaal of privé lokaal van de belastingplichtige waar die boeken en bescheiden werden gehouden, opgesteld of toegezonden, tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.

(artikel 315, derde lid W.I.B./92)

2. Dezelfde bepalingen zijn van toepassing op de bewaring van de dossiers met betrekking tot de analyses, de programma’s en het beheer van het gebruikte informatiesysteem, alsook gegevens die zij bevatten.

In afwijking van deze bepalingen verstrijkt de bewaartermijn, ten aanzien van de gegevens met betrekking tot de analyses, de programma’s en het beheer van computersystemen, op het einde van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk waarin het in die gegevens omschreven systeem werd gebruikt.

(art. 315bis vierde lid -W.I.B./92)

D. De vennootschapsdocumenten

De archieven van een vennootschap omvatten alle notulen, diverse verslagen en registers die, krachtens het Wetboek van vennootschappen, moeten opgesteld worden of gehouden.

Deze moeten bewaard worden gedurende vijf jaar na de datum van bekendmaking van de afsluiting van de vereffening van de vennootschap.

Deze bekendmaking behelst bovendien de opgave van de plaats, door de algemene vergadering aangewezen, waar de boeken en de bescheiden van de vennootschap zullen worden neergelegd en bewaard.

(artikel 195 § 1 tweede lid, 10 W.Venn.)

E. Sociale documenten

In het algemeen. moeten sociale documenten vijf jaar lang bewaard worden.

Het begin van de bewaarperiode verschilt echter naar gelang de natuur van het document.

De plaats van bewaring is nochtans dezelfde voor alle documenten: ofwel het adres waaronder de werkgever ingeschreven is voor de R.S.Z., ofwel het domicilie van de werkgever, of nog de maatschappelijke zetel indien het een vennootschap betreft. Indien het domicilie of de maatschappelijke zetel in het buitenland is gelegen, doet het adres van het sociaal secretariaat dienst.

1. Het personeelsregister.

Te bewaren gedurende vijf jaar vanaf de datum van inschrijving van de laatste verplichte melding in dat register.

2. De individuele rekening.

Te bewaren gedurende een periode van vijf jaar die begint op de dag waarop het verplicht houden van dit document vervalt (meestal bij het vertrek van de werknemer).

3. Aanwezigheidsregister in bepaalde sectoren.

Te bewaren gedurende een periode die aanvangt op de dag van inschrijving van de laatste verplichte melding die er moet in opgenomen worden en eindigt vijf jaar na einde van de maand die volgt op het trimester waarin deze inschrijving werd gedaan.

4. Overeenkomst van studentenarbeid of van huisarbeid.

Te bewaren gedurende een periode van vijf jaar die begint op de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst.


Laatst gewijzigd op 11/08/2005 11:34:00